Jak nie obrazić Chińczyka, czyli o chińskiej etykiecie biznesowej

Karolina Miller: zrobiła swego czasu mały wywiad wśród znajomych, aby dowiedzieć się, z czym kojarzy im się chińska etykieta biznesowa. Wśród odpowiedzi jakie uzyskała były na przykład takie: „ceremoniał i strasznie dużo kurtuazji”, „to takie uważanie cały czas, żeby przypadkiem kogoś nie urazić”, „dużo zbędnych pytań i niewiele znaczących odpowiedzi”, „wizytówka – bez niej to tak jakby cię nie było”.

Cóż, okazuje się, że bardzo się nie pomylili. Bo wszystkie wymienione wyżej skojarzenia wiążą się w bezpośredni sposób z tym, co ważne w relacji z chińskim partnerem biznesowym.  Dlatego też w poniższym tekście piszemy i o tym, jak się nawzajem nie obrazić, jakie (nie)zbędne pytania można usłyszeć i oczywiście o owych “słynnych” wizytówkach.

Jedną z istotniejszych kwestii w kontekście chińskiej etykiety biznesowej jest sprawa hierarchii. Przestrzeganie zasad z nią związanych jest ogromnie ważne we wszystkich kontaktach z Chińczykami w trakcie negocjacji, jak również podczas spotkań o charakterze nieformalnym. Niewątpliwym faux pas byłoby potraktowanie Chińczyka  w sposób, który koliduje z jego miejscem w drabinie hierarchii służbowej w jego firmie, czy w instytucji, kórą reprezentuje. Błędne poruszanie się w tym aspekcie może zostać potraktowane jako próba poniżenia godności partnera chińskiego, zwłaszcza jeśli ma to miejsce w obecności osób trzecich. Pojawia się tu potencjalna możliwość narażenia naszego chińskiego kontrahenta na „utratę twarzy”. Chińczycy są szczególnie wrażliwi na „utratę twarzy” w oczach podwładnych, lub osób na tym samym szczeblu. Doprowadzenie do sytuacji, w której nasze postępowanie powoduje „utratę twarzy” przez partnera chińskiego, może zniszczyć natychmiast wszelkie relacje i raz na zawsze przekreślić jakiekolwiek interesy.

Tym, na co nie może pozwolić sobie osoba utrzymująca biznesowe (i nie tylko) stosunki z Chińczykami, jest otwarta krytyka czy żarty z chińskiego partnera w obecności innych osób. Bowiem, jak wspomniałam wyżej – obraza majestatu gwarantowana, a z jakimikolwiek marzeniami o interesach możemy się raczej pożegnać na dobre.

Jeżeli już wiemy, że amerykański luźny styl konwersacyjny i nieformalne żarty to raczej nie ta bajka, spróbujmy przebrnąć przez chińsko-niechińskie small talks i wizytówkowy ceremoniał. Ton oficjalny towarzyszy większości spotkań, więc sam sposób przedstawiania poszczególnych osób na spotkaniu też będzie z zasady formalny. Chińczycy zdecydowanie niechętnie rozpoczynają rozmowę z osobami im nieznanymi. Pewnym ułatwieniem może być spotkanie w towarzystwie osoby, która przedstawi nas chińskim partnerom, aczkolwiek nie jest to warunek sine qua non. Najczęściej zwykłe „dzień dobry” – najlepiej po chińsku – oraz uścisk dłoni wystarczają, aby rozpocząć rozmowę. Przedstawiając się, należy koniecznie podać swoje imię i nazwisko. Jednak nie są to rzeczy wystarczająco definiujące człowieka. To, że ktoś nazywa się tak czy inaczej, to niewiele znaczy. Wszak Wangów i Zhangów jest w Chinach na pęczki. A to, że ktoś nazywa się Smith czy Brown, niewiele zmienia. Z tego też powodu absolutnie koniecznym jest podać nazwę firmy lub organizacji, do której się należy oraz określić kraj, z którego się pochodzi. To pierwsze pozwala zorientować się Chińczykom kogo reprezentujemy, jaki może być nasz związek z zakładanym tematem spotkania, to drugie pozwala na znalezienie choćby kilku punktów zaczepnych w rozmowie i może w krytycznym momencie uratować wszystkich od niezręcznego milczenia. Sam gest powitania jest znacznie mniej wyszukany niżby mogło się wydawać – w tym mistrzami są chyba jednak Japończycy. W Chinach uścisk dłoni jest raczej powszechną i akceptowalną formą przywitania się. Stosowny jest też również lekki, nieprzesadny pokłon, uprzejme skinienie głowy. Nie należy dłoni ściskać mocno i powinno się raczej stronie chińskiej pozostawić inicjatywę w zakresie wyciągnięcia ręki, gdyż nie wszędzie i nie wszyscy uważają za właściwą taką formę powitania z osobami widzianymi po raz pierwszy, a spotykanymi w oficjalnych okolicznościach. Wyczucie i skromność będą znacznie lepiej postrzegane, niż jowialne, silne potrząsanie dłońmi osób, które bacznie nas obserwują i oceniają.

Zobacz także: Guanxi: To, kogo znasz jest dużo ważniejsze od tego, co wiesz

Biznesmeni wchodzący w nowe znajomości z Chińczykami powinni się przygotować na kilka pytań zwyczajowo zadawanych w trakcie pierwszych rozmów. Należą do nich:

• Skąd Pani/Pan pochodzi?
• Jak długo jest Pani/Pan w Chinach?
• Czy był Pani/Pan już wcześniej w Chinach?
• Czy mówi Pani/Pan po chińsku?
• Co sądzi Pani/Pan o Chinach?
• Jaką pracę Pani/Pan wykonuje?
• Jakie miejsca w Chinach Pani/Pan odwiedził?
• Czy jest Pani/Pan przyzwyczajony do chińskiej kuchni? (Co Pani/Pan lubi, co jeść może, czego nie)
• Czy jest Pani/Pan żonaty?
• Czy ma Pani/Pan dzieci?

Nie chodzi bynajmniej o to, że każdy potencjalny partner biznesowy zbiera informacje dla chińskiego wywiadu. Tak sformułowane pytania służą raczej nawiązaniu relacji i ustaleniu pewnego wspólnego gruntu do dalszych konwersacji. Są też formą konwersacyjnej kurtuazji. Jeśli bowiem odpowiemy na nie – oczywiście we właściwy sposób, możemy liczyć, iż chiński partner wyrazi swój szacunek dla relacji Chin z naszym krajem, bądź będzie się starał powiedzieć coś pozytywnego o miejscu, z którego pochodzimy. Nie należy jednak oczekiwać, że ta wiedza będzie ogromna. Możemy się natomiast nastawić, że prawdopodobnie w ramach skojarzeń z Polską, usłyszymy coś o Chopinie.

Cokolwiek jednak o sobie opowiemy, możemy pozostać tylko mglistym wspomnieniem, jeśli nie zostawimy po sobie śladu w postaci wizytówki. To  istotny element etykiety w relacjach z Chińczykami, jeżeli nawet nie najważniejszy. Wymiana wizytówek to bezsprzecznie obowiązkowy element spotkania. Trzeba pamiętać, aby posiadać je w odpowiedniej ilości, aby nie narazić się na to, że w pewnej chwili ich zabraknie. Żelazną zasadą jest ich wręczanie zawsze obiema rękami. Po otrzymaniu wizytówki od Chińczyka należy zapoznać się z jej treścią, trzymając ją w obu dłoniach. Wizytówki osób ważnych mają awers i rewers, niektórzy wręczają wizytówki 4 stronicowe, ponieważ piastują ileś funkcji i urzędów. Otrzymaną wizytówkę dopiero po chwili odkładamy, albo chowamy. Nigdy jednak nie można jej wkładać do kieszeni spodni, a już na pewno nie tylnej kieszeni, gdyż to sugeruje chińskim partnerom brak szacunku. Innymi słowy – to pokaże, gdzie mamy relacje z daną osobą. Jeśli otrzymuje się wizytówkę w trakcie spotkania, podczas którego jego uczestnicy siedzą, należy położyć ją na stole i mieć cały czas przed sobą. Nasza wizytówka powinna być wydrukowana dwustronnie – jedna strona z tekstem w języku angielskim, druga – w języku chińskim. Konieczne jest podanie na wizytówce  zajmowanego stanowiska, choćby miało ono nawet być „konserwatorem powierzchni płaskich”. Rangę instytucji, jaką jest wizytówka, podkreśla nawet jeden z podręczników do nauki chińskiego, przemycając w ten sposób kwestie kulturowe. Bo oto gdy w lekcji siódmej New Practical Chinese Reader 1 dwójka uczniów poznaje profesora Zhanga, pierwszym gestem, jakiego dokonuje on po wypowiedzeniu swojego imienia i nazwiska, jest wręczenie wizytówki. Kolejno tekst wskazuje na podziękowanie i moment, w którym sekundę po tym, osoba obdarowana wizytówką, ogląda ją. Dla Chińczyków procedura wymiany wizytówek jest ważna również dlatego, że pozwala  im określić rangę poszczególnych osób, z którymi się spotykają, a co za tym idzie – ich wpływ na podejmowanie decyzji w potencjalnych negocjacjach.

Dziś wizytówki, których używamy w Chinach powinny zawierać jeszcze jeden istotny element: kod QR naszego konta WeChat. Z osobistego doświadczenia wiem, że to potrafi przełamać lody i gospodarze zaczynają nas traktować jak “swojaka”. Bo skoro mamy konto na WeChat, to jesteśmy “stąd”, a nie “stamtąd”, czyli zza Wielkiego Muru. Nowym obyczajem, w przypadku spotkań, które kończą się w dobrej atmosferze, jest wymienienie się z rozmówcami kodami QR poprzez smartfony. I dziś jest to bardzo ważne, by być gotowym zeskanować kody QR osób, z którymi chcemy utrzymać właśnie nawiązaną relację. Komunikacja poprzez WeChat jest szybka, bezpośrednia. Wysyłanie maili, które w Chinach nigdy nie było nadmiernie popularne, teraz absolutnie przegrywa z komunikacją poprzez WeChat właśnie. Ta bowiem odpowiada tempu w jakim żyją duże chińskie ośrodki miejskie. Skraca też cały ten proces wymagający wyciągnięcia potrzebnej wizytówki, wystukania na ekranie numeru telefonu, czy przepisania adresu mailowego, wysłania wiadomości, przypominania kim się jest. Dzięki WeChat mamy kontakt bezpośredni, niczego przypominać nie musimy (co bywa krępujące), możemy tworzyć grupy związane z określonymi wydarzeniami, projektami, etc., przesyłać dokumenty, materiały audio i video. Prośba o wymianę kodami QR jest dziś w Chinach tak naturalna, że bez skrępowania większego możemy o ten kod poprosić każdego. I to niekoniecznie w sprawach stricte służbowych.

Stanowisko danej osoby wpływa też na to, w jaki sposób się do niej zwracamy. Warto przypomnieć, że w Chinach jako pierwsze podaje się nazwisko a dopiero potem imię. W Państwie Środka ponad 90% nazwisk jest jednosylabowa, a do najpopularniejszych należą Wang, Chen, Zhang, Li, Zhao oraz Lin. Jeżeli więc nasz chiński rozmówca przedstawia się np. jako Wang Dawei, należy się zwracać do niego „Panie Wang”. Jeżeli zaś rozmówca, z którym mamy do czynienia pełni określoną funkcję w firmie, którą reprezentuje i jest np. dyrektorem, właściwym sposobem zwracania się będzie również „Dyrektorze Wang”. Nie należy zbyt łatwo przechodzić do zwracania się do siebie po imieniu. Naleganie, aby chiński partner zwracał się do nas w ten sposób będzie również niezbyt stosowne. Amerykański zwrot „Just call me John” nie ma zupełnie odzwierciedlenia w chińskich realiach. Zwracanie się do siebie po nazwisku poprzedzonym zwrotem grzecznościowym jest też wyrazem szacunku dla hierarchicznych relacji rządzących chińskim społeczeństwem.

Choć mogłoby się momentami wydawać, że cała oprawa relacji z chińskim partnerem jest trochę jak gra aktorska na małej scenie w niewygodnym kostiumie, to warto poznać zasady tej gry. Bo choć pewne elementy, do których nie jesteśmy przyzwyczajeni, mogą nas uwierać, to, gdy przyjdzie odpowiedni moment – docenimy ich zasadność.

Więcej o zjawisku twarzy w artykule pt. „Jaką twarz ma Chińczyk?”