Oto kolejny tekst Krzysztofa Kmiecikowskiego dotyczący działności importowej. Dzisiaj odpowiadamy na pytanie: Co to jest świadectwo AEO?
Niniejszy tekst może być wprowadzeniem do tematyki uproszczeń celnych. Rozważania nad ich uzyskaniem najlepiej rozpocząć od uzyskania świadectwa AEO. Rzeczone świadectwo jest unijnym poświadczeniem faktu, że osoba, która je uzyskała spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa i wypłacalności oraz nie popełniła poważnego naruszenia przepisów celnych lub skarbowych. Dodatkowo osoba taka musi mieć wdrożone procedury ewidencji dokumentów handlowych oraz transportowych. Samo posiadanie statusu AEO nie jest niezbędne do uzyskania pozwolenia na stosowanie uproszczeń, lecz i tak postępowanie audytowe przed wydaniem takowego pozwolenia składa się z identycznych procedur jak przy uzyskiwaniu AEO, więc można, kolokwialnie mówiąc, upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. Dodatkowo posiadanie świadectwa AEO podnosi prestiż przedsiębiorstwa (na początku 2014 roku tylko niewiele ponad pół tysiąca firm posiadało ten status w całym kraju), a wnioski i zgłoszenia celne takiej osoby są opracowywane przez Służbę Celną w pierwszej kolejności. Ponadto posiadacze świadectw AEO są poddawani mniejszej kontroli celnej zarówno tej fizycznej jak i kontroli dokumentów.
Pierwszym krokiem do uzyskania AEO jest wypełnienie oraz złożenie we właściwej Izbie Celnej kwestionariusza postępowania audytowego. Elektroniczną wersję kwestionariusza można pobrać z adresu https://e-clo.pl/AEO/. Ten blisko 200 stronnicowy (w wersji papierowej) dokument składa się z pytań z zakresu organizacji przedsiębiorstwa, zachowania poprawności w realizowaniu przepisów prawa celnego i podatkowego, bilansów płatniczych i wypłacalności, ilości obrotu towarowego, posiadanych procedur i ewidencji oraz bezpieczeństwa. Największą bolączką jest fakt, iż kwestionariusz audytowy jest jeden, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, więc osoba prowadząca działalność w formie jednoosobowej będzie odpowiadała na takie same pytania jak np. olbrzymi kombinat hutniczy. Już na etapie wypełniania kwestionariusza można wdrażać metody, o które jesteśmy pytani. Jeżeli więc jest pytanie o procedurę bezpieczeństwa informatycznego, a wnioskujący jej nie posiada, warto od razu taką instrukcję sporządzić i w kwestionariuszu zaznaczyć TAK. Zaoszczędzi to wysiłku w dalszym postępowaniu audytowym. Również warto po prostu dla usprawnienia działania własnego przedsiębiorstwa wdrożyć procedury bezpieczeństwa albo procedury wykonywania zgłoszeń celnych.
Dodatkowo do wniosku dołącza się dokumenty rejestrowe firmy, co do zasady niestarsze niż trzy miesięczne (KRS, wpis do działalności ewidencji gospodarczej, decyzję o nadaniu numerów NIP oraz REGON, jeżeli dotyczy to również umowę spółki cywilnej). Jak zazwyczaj przy wnioskowaniu o jakiekolwiek pozwolenie wydawane przez służbę celną RP należy dołączyć oświadczenie, że wnioskodawca nie dopuścił się poważnego naruszenia przepisów celno-podatkowych oraz że nie zalega z wpłatami podatków i innych danin na rzecz Państwa (zgodnie z obowiązującym wzorem). Trzeba pamiętać, aby wszelkie oświadczenia oraz sam wniosek zostały podpisane przez właściwe osoby, mogące reprezentować firmę przed organami państwowymi. Oprócz wzmiankowanych dokumentów prawdopodobnie trzeba przedstawić dokumenty finansowe i księgowe firmy, ale to zależy od wnikliwości audytorów.
Po złożeniu kwestionariusza następuje audyt funkcjonariuszy służby celnej w danym przedsiębiorstwie. Czynności tej nie należy się specjalnie bać. Audytorzy przyjdą i sprawdzą poprawność podanych przez wnioskodawcę danych. Jakiekolwiek braki lub uchybienia nie przekreślają starania się firmy o status AEO, a jedynie zostaną spisane jako procedury lub zmiany, które należy wdrożyć przed kolejnym audytem. Należy pamiętać, że takowy audyt jest czynnością rozłożoną w czasie i wnioskodawca ma zawsze czas na poprawę swojej polityki w sprawach celnych.
Po uzyskaniu ostatecznej weryfikacji i spełnieniu wszystkich warunków w drodze decyzji dyrektora właściwej izby celnej uzyskuje się świadectwo AEO.
